Le recrutement est un domaine en constante évolution. De plus en plus d’entreprises optent pour des outils performants pour optimiser leur processus de candidature. En trois petites lettres seulement, les ATS (ou Applicant Tracking System) sont des logiciels qui apportent différentes fonctionnalités pour simplifier et rendre plus efficace ce processus. Centralisation et gestion des candidatures… Automatisation des tâches répétitives et chronophages… Analyse des CV… Les possibilités d’un ATS sont multiples, à condition toutefois de faire le bon choix et de disposer d’un outil adapté à vos attentes.
Découvrez dès maintenant tout ce qu’il faut savoir sur les ATS et pourquoi notre choix s’est porté sur Huntool.
Sommaire
- 1. Fonctionnement d’un ATS : les clés d’un incontournable du recrutement
- Comment ça marche ?
- Les avantages d’un ATS pour les recruteurs
- 2. Huntool : un ATS hybride innovant
- Il était une fois, Huntool…
- Un package complet de fonctionnalités
- Retours d’expérience
- 3. Nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre ATS
- Personnalisez votre ATS pour un recrutement sur-mesure
- Conclusion
Fonctionnement d’un ATS : les clés d’un incontournable du recrutement
Avant de faire le choix le plus judicieux pour votre entreprise, il est essentiel de comprendre les principes élémentaires d’un logiciel ATS.
Comment ça marche ?
Logiciel conçu pour faciliter et optimiser le processus de recrutement, l’ATS (Applicant Tracking System) permet d’automatiser la gestion des candidatures. Cette application offre de nombreuses fonctionnalités, notamment pour :
- L’organisation et la gestion des entretiens
- Le tri des CV en fonction des critères définis
- Le suivi de l’avancement du processus de recrutement
- La centralisation des candidatures venant de différents canaux
- La diffusion des offres d’emploi sur plusieurs plateformes en quelques clics
- L’évaluation des candidats grâce à différents outils fournis (tests de compétences, grilles d’évaluation…)
Les avantages d’un ATS pour les recruteurs
L’attrait croissant des ATS pour les recruteurs n’a rien d’anodin. En effet, ce système va au-delà d’une simple gestion de candidatures et présente de nombreux avantages.
Un gain de temps indéniable
Le principal avantage d’un ATS est qu’il permet d’économiser du temps et de l’argent grâce à :
- La centralisation des données dans un outil tout-en-un
- L’optimisation du processus de recrutement pour gagner en efficacité
- Des tâches automatisées (diffusion des offres d’emploi, tri des candidatures…)
Un gain de temps qui engendre aussi une économie financière sur le coût global par embauche, grâce à l’identification des plateformes les plus pertinentes selon vos attentes, l’analyse automatique des CV, un process plus rapide qui élimine les besoins de recherche de solutions alternatives en attendant de trouver le bon candidat pour un poste.
D’après Recruitee, le temps passé sur les postes à pourvoir est diminué de moitié, voire davantage : 150 heures environ sans ATS contre 65 heures avec l’outil. De même, le temps consacré aux entretiens baisse radicalement : une dizaine d’heures pour le premier entretien par exemple contre près de 40 heures sans ATS.
Une gestion simplifiée des candidatures
Bien plus qu’un simple outil de gestion, l’ATS accompagne les recruteurs dans la gestion complète des recrutements, de la diffusion d’une annonce à la finalisation de l’embauche : templates d’offres d’emploi, multidiffusion, automatisation des différentes communications auprès des candidats, création d’un vivier de candidatures, recrutement collaboratif…
En automatisant les tâches répétitives, le process devient nettement plus simple et permet au recruteur de se concentrer sur des tâches plus qualitatives et de trouver la perle rare.
Une meilleure attractivité
Un ATS est aussi l’opportunité de gagner en visibilité et en attractivité, notamment grâce à la multidiffusion des annonces d’emploi sur différentes plateformes, qui engendre un trafic plus important. De plus, les formulaires adaptés aux candidatures améliorent l’expérience utilisateur.
Une organisation optimale des recrutements
L’ATS offre différentes fonctionnalités qui permettent d’optimiser le recrutement collaboratif, notamment avec les managers qui peuvent ainsi mener plus facilement leurs actions, même s’ils ne sont pas à proximité d’une équipe RH.
Plus globalement, toutes les personnes concernées par un processus d’embauche peuvent accéder aux informations centralisées et suivre l’évolution d’un recrutement. Nombre d’ATS permettent de disposer de rapports en temps réel, qui fournissent des informations importantes pour ce suivi.
Huntool : un ATS hybride innovant
Il était une fois, Huntool…
L’histoire d’Huntool a ce petit côté inspirant, qui montre que la persévérance peut payer. À l’origine, un jeune ingénieur de 25 ans, Pierre-Olivier Jouanny, qui devient un jour chasseur de têtes et qui décide de créer un outil dédié à son activité. Quelques années de difficultés plus tard, l’outil hybride Huntool, mi-ATS, mi-CRM, connait enfin un succès mérité et qui repose sur la même philosophie : moins de fonctionnalités, mais de meilleures fonctionnalités…
Un package complet de fonctionnalités
Le logiciel Huntool est un outil puissant qui permet d’optimiser le processus de recrutement, grâce à ses fonctions clés.
La gestion des candidatures
Parmi ses différentes fonctionnalités, la gestion des candidatures Huntool permet de :
- collecter et centraliser les CV reçus
- extraire les données principales des CV
- créer automatiquement des fiches candidats
- disposer de l’historique des contacts (annotations et messages)
- optimiser le suivi des candidatures, qui sont organisées par statut
- supprimer les doublons éventuels lorsqu’un candidat figure déjà dans votre vivier de talents
La recherche de candidats
L’ATS Huntool facilite également la recherche de candidats, grâce à une recherche booléenne avancée, directement sur les jobboards et les bases de données. De plus, le logiciel peut être intégré dans LinkedIn pour contacter directement les personnes. Il est aussi possible de programmer une alerte en cas de profil correspondant à vos critères.
Une communication efficace
Par ailleurs, cet outil offre des fonctionnalités de communication interne et externe :
- communication interne : pour une collaboration avec les équipes
- communication externe : avec l’envoi de messages personnalisés auprès des candidats et la planification des entretiens
Il est possible de créer différents profils utilisateurs pour un travail en équipe.
L’évaluation des candidats
Huntool propose également différents outils d’évaluation des candidats : tests et questionnaires principalement. Ces outils s’accompagnent d’une grille d’évaluation et d’une analyse des résultats obtenus.
Le suivi et l’analyse du process de recrutement
Enfin, vous disposez naturellement d’un tableau de bord qui vous permet d’avoir une vision globale sur le processus de recrutement, mais aussi de statistiques pour analyser ledit process. Vous pouvez retrouver facilement les candidats correspondant à un poste disponible grâce aux tags.
Retours d’expérience
D’après les retours d’expérience sur Huntool, Phénix Concilium a tout particulièrement apprécié l’optimisation du processus de recrutement grâce à cet outil :
« Huntool permet de travailler de manière qualitative, efficace et efficiente. »
L’utilisation quotidienne de cet ATS permet également de simplifier la gestion des candidatures :
« Mise à jour rapide des fiches candidats, parsing efficace, meilleure organisation des candidatures avec les tags »
Autre atout majeur avec Huntool, les fonctionnalités avancées qui ont permis à Phénix Concilium d’adapter l’outil à ses besoins spécifiques et gagner en efficacité :
« Filtres avancés pour affiner les recherches, CRM, logiciel de gestion de recrutement… »
Un mode collaboratif lui a aussi permis de mieux anticiper les besoins de recrutement avec d’autres collaborateurs :
« Création de différents comptes utilisateurs. Facilite le partage avec d’autres recruteurs »
Phénix Concilium a également relevé la réactivité du service client pour répondre à ses questions :
« Service client réactif et de haute qualité »
Huntool a même prévu différents guides et tutos de manière à ne jamais être en difficulté. Cette aide en ligne vient compléter le support client, en apportant de précieux conseil pour mieux utiliser l’outil au quotidien.
Par ailleurs, la chaine YouTube de Huntool vient apporter des conseils supplémentaires dans un langage simple et accessible à tous
Nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre ATS
Vous l’aurez compris, un ATS revêt un rôle primordial pour optimiser votre processus de recrutement, mais il ne suffit pas de sélectionner et d’installer Huntool pour vous démarquer. Différentes bonnes pratiques sont essentielles dès le début.
Un ATS adapté à vos besoins
Tout commence par le choix du bon ATS, répondant à vos critères, vos impératifs et vos spécificités. Il est donc essentiel de commencer par faire le point de vos attentes et de vos exigences spécifiques, par exemple :
- Critères de sélection
- Volume de candidatures
- Type de postes recherchés
- Fonctionnalités spécifiques…
Modulable et personnalisable à souhait, Huntool s’adapte à vos besoins spécifiques, que vous soyez un cabinet de recrutement ou une PME. Un choix de fonctionnalités est mis à votre disposition. Vous pouvez les modifier au fur et à mesure de votre évolution et de vos attentes.
Une expérience utilisateur optimale
Autre critère de choix essentiel : l’expérience utilisateur. Un logiciel simple d’utilisation offre de meilleurs résultats et optimise le processus de recrutement. Chaque logiciel a une ergonomie différente. Certains ATS peuvent, selon les recruteurs, être plus simples à appréhender que d’autres. À ce titre, il est recommandé de choisir :
- Un logiciel intuitif
- Une appropriation simple de l’outil
- Une interface fluide, agréable et personnalisable
- Un accès simple pour l’ensemble des acteurs du recrutement
Conçu pour être intuitif, Huntool est un outil simple d’utilisation, y compris pour les utilisateurs ponctuels. L’interface se veut accessible et fluide. On trouve les informations très facilement, ce qui rend les tâches à effectuer nettement moins complexes. De plus, vous disposez d’un vaste choix de ressources d’apprentissage : tutoriels, guides et l’assistance d’Huntool que vous pouvez contacter aisément.
Personnalisez votre ATS pour un recrutement sur-mesure
Parmi les bonnes pratiques incontournables, la personnalisation de votre ATS est essentielle pour tenir compte de vos besoins et spécificités. Pour cela, l’outil Huntool vous permet par exemple de :
- définir des mots clés pour chaque poste pour faciliter le tri des candidatures
- créer des formulaires spécifiques pour chaque poste, avec des critères précis
- utiliser des modèles de communication personnalisables et cohérents avec la culture de votre entreprise
- adapter les champs de candidature aux besoins spécifiques, en incluant les informations réellement nécessaires pour évaluer les candidats
- intégrer votre ATS à d’autres outils (calendrier, gestion de ressources humaines, vidéoconférence pour les entretiens…)
- automatiser les workflows pour les tâches répétitives dans vos processus internes, de manière à être disponible pour d’autres missions importantes
Exploitez les fonctionnalités avancées pour déceler les meilleurs talents
Huntool vous offre aussi la possibilité de profiter de fonctionnalités avancées :
- l’automatisation des tâches chronophages
- l’analyse sémantique pour ne rater aucun talent
- les outils de reporting pour le suivi de l’avancement d’un recrutement
- l’utilisation des questionnaires et des tests pour l’évaluation des candidats
- le suivi et l’analyse des performances pour mesurer l’impact d’un recrutement
- l’intelligence artificielle, permettant de mieux identifier les recommandations de candidats
Suivez et analysez les performances ATS pour une amélioration continue de vos process
Un ATS vous propose différents outils d’analyse, permettant de mieux examiner les performances du processus de recrutement et, ainsi, souligner les points forts et les axes d’amélioration. À ce titre, il est conseillé, pour une analyse plus fine :
- définir des KPI pour mesurer cette performance directement sur un tableau de bord
- analyser les données ATS pour chaque recrutement et identifier les tendances qui se dégagent
- intégrer un système de retour pour recueillir les avis des candidats et améliorer l’expérience utilisateur
En conclusion, un ATS est un investissement important et crucial pour optimiser votre processus de recrutement et gagner en performance :
- gain de temps et d’argent
- organisation optimale des recrutements
- simplification de la gestion des candidatures…
Pour autant, il est tout aussi essentiel de choisir l’outil qui répondra à vos besoins et spécificités, afin d’obtenir les résultats attendus, ainsi que son adoption par votre équipe de recrutement, voire davantage en tirant avantage des fonctionnalités avancées.
À ce titre, Phénix Concilium, qui vous accompagne dans le choix du meilleur ATS, vous recommande Huntool, un logiciel efficace, adaptable et riche en perspectives. Vous bénéficierez, en outre, d’une remise spéciale de 10 % pour la première année, afin de profiter d’un avantage supplémentaire et commencer dans les meilleures conditions.
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